VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI
Amaç
Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti.
Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti., işçileri, işçi adayları, tedarikçi çalışanları, tedarikçi yetkilileri, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasına önem vermektedir.
Kişisel Verileri Nerede Kaydediyoruz ?
Kişisel veriler, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Elektronik Ortamlar
• Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
• Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.)
• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)
• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)
• Optik diskler (CD, DVD vb.)
• Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kartı vb.)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
Elektronik Olmayan Ortamlar
• Kâğıt
• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
• Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kişisel verileriniz ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• İletişim süreçlerinin yürütülmesi
• Güvenliğin sağlanması.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.
İmha Gerektiren Sebepler
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
• Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
Durumlarında Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. mevzuatta öngörülen teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Teknik Tedbirler
• Sızma (Penetrasyon) testleri ile Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
• Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
• Bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
• Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
• Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır. Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
• Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır. Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır. Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.
İdari Tedbirler
• İşçilerin niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri ve ilgili mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
• Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
• Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
• İşçilere yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti. tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemler kullanılarak silinir:
• Elektronik ortamlarda: Silme işlemi, verinin bulunduğu sistem veya veritabanından kalıcı olarak silinerek yapılır.
• Fiziksel ortamlarda: Kağıt dokümanlar imha makinaları kullanılarak parçalanarak veya yakılarak imha edilir.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemler kullanılarak yok edilir:
• Elektronik ortamlarda: Veri depolama ortamı tamamen fiziksel olarak imha edilir.
• Fiziksel ortamlarda: Kağıt dokümanlar yakılarak yok edilir.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti., kişisel verileri anonim hale getirerek geri dönüşüm veya istatistiksel analiz amacıyla kullanabilir. Anonimleştirilen veriler, kişisel kimliği belirlenemeyecek hale getirilir ve bu veriler üzerinden ilgili kişilerin kimliği tespit edilemez.
SONUÇ
Cmn Uluslararası Taşımacılık Ltd. Şti., kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde işlenmesi, saklanması ve imha edilmesi konularında gerekli tüm önlemleri almaktadır. Kişisel verilere erişim, güvenliği ve gizliliği ön planda tutularak, ilgili mevzuata uygun olarak bu veriler işlenmekte ve korunmaktadır.